Kode Modul JAP.TA02.001.01
Disusun Oleh :
SMK Negeri 1 Kec. Brebes
Jl. Dr. Setiabudi 17 Brebes
2009
Modul ini dibuat oleh guru-guru akuntansi dalam kegiatan Diklat Voka si Akuntansi angkatan 2 Region Jawa Barat di PPPPTK Sawangan – Bogor pada tanggal 22 Juli sampai dengan 07 Agustus 2009 agar dapat dijadikan sebagai pedoman mengajar di sekolah masing-masing:
Disusun oleh Kelonpok V :
- Satria Budi Utomo,SE Ketua ( SMK Negeri 01 Brebes )
- Enang Permana, S.Pd. SE Wa.Ketua ( SMK Negeri 01 Tasikmalaya )
- Dra. Marlina Nur Sekretaris ( SMK PGRI 2 Cimahi )
- Tanti Dwi Puspita, SE Anggota ( SMK Tunas Mekar Karawang )
- Suhaeni, SE Anggota ( SMK Kesatuan Jakarta)
Ketua Program Keahlian Akuntansi Siti Lutfiyah, S.Pd NIP 1975 | Brebes, Agustus 2009 Guru Mata Pelajaran Satria Budi Utomo,SE NIP 19720107 200701 1 008 |
Kepala Sekolah SMK Negeri 1 Kec. Brebes Drs. Joko Mulyanto NIP 19650723 19890301 1 010 |
Peta Kedudukan Modul
JAP. TA01.002.01 Menerapkan K3
JAP. TA.004.01
Melaksanakan komunikasi bisnis yang efektif
Melaksanakan prosedur administrasi dok transaksi
JAP. TA01.001.01
Menerapkan prinsisp profesional dalam bekerja
JAP. TA02.002.01
Dana Kas Bank
JAP. TA02.003.01
Entry Jurnal
JAP. TA02.001.01
Dana Kas Kecil
JAP. TA02.004.01
Buku Besar
JAP. TA02.006.01
Kartu Utang
JAP. TA02.005.01
Kartu Piutang
JAP. TA02.007.01
Kartu Persediaan
JAP.TA02.012.01
Menyajikan Harga Pokok Produk
JAP. TA02.002.01
Dana Kas Bank
Spreadsheet
JAP.TA03.001.01
JAP. TA03.002.01
Komputer Ak
JAP. TA02.008.01
Kartu Aktiva
JAP. TA02.009.01
LAPORAN KEUANGAN
JAP.TA02.015.01
Menyiapkan SPT
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji Kami panjatkan hanya pada Allat SWT atas limpahan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga Kami dapat menyelesaikan bahan ajar ini tepat pada waktunya. Sesuai dengan tuntutan kurikulum SMK Edisi 2008, di mana dalam setiap pembelajaran diharapkan disampaikan dengan sebaik mungkin. Salah satu diantaranya adalah dengan pembuatan bahan ajar. Bahan ajar ini adalah salah satu dari sekian bahan ajar yang dibuat dalam rangka pembelajaran untuk mencapai kompetensi-kompetensi pada program keahlian Akuntansi. Bahan ajar ini berjudul ”Memproses Dokumen Dana Kas Kecil”, yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan para fasilitator bidang Akuntansi.
Dengan adannya bahan ajar ini diharapkan siswa dapat belajar lebih mudah untuk bidang mengelola dana kas kecil, dan fasilitator/guru dapat dengan mudah menyampaikannya kepada siswa.
Penulis menyampaikan terima kasih kepada semua Widya swara pada PPPPTK Bisnis dan Pariwisata khususnya Widyaswara pada Vokasi Akuntansi yang telah banyak memberikan arahan dan bimbingan serta meluangkan waktu dalam penyusunan bahan ajar ini. Tidak lupa juga terhadap semua peserta Diklat PENGEMBANGAN SISTEM DAN PENINGKATAN KOMPETENSI GURU VOKASI / PROGRAM AKUNTANSI yang berperan serta dalam penyelesaian bahan ajar ini, tim penulis menyampaikan banyak terima kasih.
Penulis sangat berharap masukan dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak yang membaca dan menggunakan modul ini untuk kebaikan di masa mendatang. Kiranya modul ini dapat berguna bagi semua pihak, dan selamat belajar.
Brebes, Agustus 2009
Penyusun
Satria Budi Utomo, SE
NIP 19720107 200701 1 008
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
Peta Kedudukan Modul
Glosarium
- PENDAHULUAN
- Deskripsi
- Prasyarat
- Petunjuk Penggunaan Modul
- Penjelasan Bagi Siswa
- Peran Guru
- Tujuan Akhir
- Kompetensi
- Cek Kemampuan
- PEMELAJARAN
- Rencana Belajar Siswa
- Kegiatan Belajar
- Kegiatan Belajar 1 Mempersiapkan Pengelolaan Dana Kas Kecil
- Tujuan Kegiatan Pemelajaran 1
- Uraian Materi
- Rangkuman
- Tugas
- Tes Formatif
- Kunci Jawaban Formatif
- Lembar Kerja
- Kegiatan Belajar 2Menghitung Mutasi Dana Kas Kecil
- Tujuan Kegiatan Pemelajaran 2
- Uraian Materi
- Rangkuman
- Tugas
- Tes Formatif
- Kunci Jawaban Formatif
- Lembar Kerja
- Kegiatan Belajar 3Menghitung Selisih Dana Kas Kecil
- Tujuan Kegiatan Pemelajaran 3
- Uraian Materi
- Rangkuman
- Tugas
- Tes Formatif
- Kunci Jawaban Formatif
- Lembar Kerja
- Kegiatan Belajar 4
Menentukan Pengisian Dana Kas Kecil
- Tujuan Kegiatan Pemelajaran 4
- Uraian Materi
- Rangkuman
- Tugas
- Tes Formatif
- Kunci Jawaban Formatif
- Kegiatan Belajar 5
Mencatat Mutasi dan Selisih Dana Kas Kecil
- Tujuan Kegiatan Pemelajaran 5
- Uraian Materi
- Rangkuman
- Tugas
- Tes Formatif
- Kunci Jawaban Formatif
C. Lembar Kerja
- EVALUASI
- PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA
GLOSARIUM
Check Register | = Register Cek |
Cash Disbursement Journal | = Jurnal Pengeluaran Kas |
Cash Count | = Dana Kas Kecil |
Fluctuating –fund-Balance system | = Sistem saldo dana berfluktuasi (tidak tetap) |
Fluctuating system | = Sistem Dana Tidak Tetap |
Imprest Fund System | = Sistem/metoda dana tetap |
Petty Cash | = Kas Kecil |
Suprised Audit | = Pemeriksaan secara mendadak |
BAB I
PENDAHULUAN
- Deskripsi
Bahan ajar ini berjudul ”Memproses dokumen dana Kas Kecil”, di mana ruang lingkupnya adalah memproses dokumen dana kas kecil, mengidentifikasi mutasi dana kas kecil, mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir dan menyusun laporan mutasi dana kas kecil.
Bahan ajar ini berkaitan dengan bahan ajar-bahan ajar sebelumnya, yaitu memproses dokumen dana kas Bank, Mengelola Bukti Transaksi, mengelola jurnal, mengelola buku besar.
Hasil belajar yang diharapkan adalah, peserta didik mampu memproses dokumen dana kas kecil mulai dari pembentukan, pengisian kembali sampai dengan penyusunan laporan.
Manfaat penguasaan bahan ajar ini di dunia kerja, mampu menjadi teknisi akuntansi yang menangani penerimaan dan pengeluaran uang yang tidak dilakukan dengan menggunakan cek, serta dapat menyusun laporannya.
- Prasyarat
Sebelum mempelajari bahan ajar ini, peserta didik sudah harus menguasai bahan ajar sebelumnya, yaitu memproses dokumen dana kas Bank. Kemudian sudah adanya Standar Operasi Prosedur (SOP) untuk pengelolaan administrasi dan kas kecil. Mampu mengoperasikan peralatan manual dan komputer. Menguasai etika komunikasi secara lisan dan tulisan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
- Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar
Penjelasan bagi siswa:
- Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat:
- Kinerja yang diharapkan
- Kriteria Keberhasilan
- Kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan ajar ini.
- Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada ”cek kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai.
- Diskusikan dengan sesama peserta diklat apa yang Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu, maka tanyalah pada instruktur sampai paham.
- Bacalah dengan cermat ”peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari istilah-istilah sulit dan penting dalam modul ini”.
- Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencana kan kegiatan belajar, kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan test kemudian cocokkan dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai tuntas mengasai hasil yang diharapkan.
- Bila dalam proses pemahaman materi Anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan dengan teman-teman Anda/konsultasikan ke Instruktur.
- Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini, Anda boleh melanjutkan ke modul berikutnya.
- Anda tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
- Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, maka ajukanlah uji kompetensi dan sertifikasi.
Peran Guru/Fasilitator/Instruktur:
- Membantu peserta diklat merencanakan dalam kegiatan belajar
- Membantu peserta diklat memahami konsep, praktik baru dan menjawab pertanyaan-pertanyaan siswa.
- Membantu peserta diklat untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar.
- Mengorganisasikan Kegiatan Belajar kelompok.
- Mencatat pencapaian kemajuan belajar siswa peserta diklat.
- Melaksanakan penugasan dan penilaian.
- Memberi penjelasan kepada peserta diklat mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan merundingkan rencana pembelajaran selanjutnya.
- Tujuan Akhir
Setelah berakhir mempelajari bahan ajar ini peserta diklat diharapkan mampu menguasai:
- Mempersiapkan pengelolaan administrasi dan kas kecil
- Menghitung Mutasi dana Kas Kecil
- Menghitung selisih dana kas kecil
- Mengisi dana kas kecil
- Mencatat mutasi dan selisih dana kas kecil
Silabus
KOMPETENSI KEJURUAN AKUNTANSI
Nama Sekolah : SMK Negeri 1 Kec. Brebes
Mata Pelajaran : Akuntansi
Standar Kompetensi : Memproses Dokumen Dana Kas Kecil
Kode Kompetensi : JAP.TA02.001.01
Alokasi Waktu : 36 x 45 Menit
KOMPETENSI DASAR | INDIKATOR | MATERI PEMBELAJARAN | KEGIATAN PEMBELAJARAN | PENILAIAN | ALOKASI WAKTU | SUMBER BELAJAR | ||
TM | PS | PI | ||||||
1.Mempersiapkan pengelolaan dana kas kecil |
|
|
| Uji Praktek | 2 | 2 | - |
|
2.Menghitung mutasi dana kas kecil |
|
|
|
| 4 | 4 | |
|
3.Menghitung selisih dana kas kecil |
|
|
|
| 2 | 4 | |
|
4.Menentukan pengisian dana kas kecil |
|
|
|
| 2 | 2 | |
|
5.Mencatat mutasi dan selisih dana kas kecil |
|
|
|
| 2 | 4 | |
|
- Cek Kemampuan
- No.Sub KompetensiYaTidak1.Apakah Anda dapat menyediakan peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan administrasi dana kas kecil?
2.Apakah Anda dapat mengidentifikasi saldo awal, bukti pemakaian, sisa dana dan selisih dana Kas Kecil?
3.Apakah Anda dapat memverifikasi jumlah pemakaian dan pengisian kembali dana kas kecil?
4.Apakah Anda dapat mencatat jumlah pemakaian dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil?
5.Apakah Anda dapat menyusun laporan mutasi dana kas kecil?
BAB II
KEGIATAN PEMBELAJARAN
Rencana Belajar Peserta Diklat/Siswa
Kompetensi : Mengelola Administrasi Kas Kecil
- No.Jenis KegiatanTglWaktuTempat PencapaianAlasan perubahanTanda Tangan Guru1.Mempersiapkan pengelolaan administrasi kas kecil
2.Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil
3.Menyusun laporan mutasi dana kas kecil
- Kegiatan Belajar
- Kegiatan Belajar I
Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil
- Tujuan Kegiatan Pembelajaran
Peserta Diklat Mampu:
- Menyediakan peralatan yang diperlukan untuk pengelolaan dana kas kecil
- Menyediakan sumber data akuntansi dan format-format yang digunakan dalam pengelolaan dana kas kecil
- Menjelaskan pengertian dana kas kecil dalam proses akuntansi
- Menjelaskan prosedur pembentukan dana kas kecil
- Menyiapkan bukti-bukti pembentukan dana kas kecil
- Menyiapkan bukti-bukti transaksi pemakaian dana kas kecil
- Menyiapkan bukti-bukti pengisian kembali dana kas kecil
- Uraian Materi
Pendahuluan
Pada Modul Mengelola Administrasi Kas Bank telah dijelaskan bahwa seluruh penerimaan dan pengeluaran uang pada perusahaan sebaiknya menggunakan Cek. Akan tetapi banyak pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efektif dan efisien bila menggunakan cek, bahkan ada pengeluaran kas yang tidak mungkin bila menggunakan cek. Misalnya pembayaran ongkos taksi dan pembelian makanan di warung.
Untuk pengeluaran seperti di atas, maka diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan ”Kas Kecil/Petty Cash”.
Kas Kecil dibuat/dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur/Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistim pencatatan.
Dengan demikian, Kas Kecil dapat diartikan sebagai dana yang dibentuk untuk pembayaran/pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.
Pemegang kas kecil, biasanya ditunjuk oleh Direktur/Manajer Keuangan yang berkewajiban mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Pemegang kas kecil tidak boleh dirangkap oleh Kasir/Pemegang Kas Besar.
Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan
Peralatan/Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah:
- Bukti Kas Keluar
- Cek
- Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
- Bukti Pengeluaran Kas Kecil
- Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Bukti Kas Keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
- PT. SATRIAKUJl. Husni Thamrin No. 008 Telp. 0251-800040Brebes
BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan No. BKK. 345876Kepada No. Cek ...........Tgl. Dibayar............
TglNo. RekeningKeteranganJumlah (Rupiah)
Total
Potongan %
Bersih
Penjelasan
Dicatat
Tgl
DisetujuiTglDiperiksaTglDiisiTgl
Gambar D2-1 Bukti Kas Keluar
Cek. Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
No. XZ 984845 | Bank CRUT Bank CRUT Bank CRUT | Cek/Cheque No. XZ 984845 | PT. SATRIAKU Jl. Husni Thamrin No. 008 Telp. 0251-800040 Brebes | ||
Bank CRUT Jl. Sedih 58 Bayah Metro | |||||
| Tanggal ..........................Date | ||||
Tanggal ...................... Date | |||||
Kepada : ..................... To | Atas penyerahan cek ini bayarlah KepadaPay against this cheque to the order of | ........................................ | |||
................................ | ...............................................………………………………………….atau pembawa or bearer | ||||
................................. | Uang sejumlah Rp………………………………………………………………………. The sum of Rp | ||||
Saldo Terakhir Rp ............. Balance Forward | | ||||
Jumlah Cek Ini Rp ............ Amount | Rp | | |||
Saldo hari ini Rp .............. | | Tanda tangan & Cap/Signatur & Stamp |
Gambar D2-2: Cek (Cheque)
Permintaan Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.
PT.EFAFORHENNY Jl. Elin Kasih No. 008 Telp. 0251 800040 Bayah Metro PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL | ||||
Diminta | No. PPKK 09878 | Tgl. | Departemen | Disetujui |
Jumlah Rupiah dengan angka | | |||
Jumlah Rupiah dengan huruf ............................................................................. | ||||
Penjelasan .................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... |
Gambar D2-3 Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Bukti Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
- PT. SATRIAKUJl. Husni Thamrin No. 008 Telp. 0251-800040Brebes
BUKTI PENGELUARAN KAS KECILJumlah yang diterima menurut PPKK Rp................. No. BPKK 984949Jumlah yang telah dikeluarkan Rp ................ No. PPKK...............Jumlah Sisa lebih (kurang) Rp ................ Tanggal ................
TglNo. RekeningKeteranganJumlah (Rupiah)
Disetujui.......................Diperiksa......................Dibuat.....................
Gambar D2-4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Permintaan Kembali Dana Kas Kecil. Dokukmen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Contoh Format Permintaan Kembali Dana Kas Kecil seperti pada Gambar D2-5.
- PT. SATRIAKUJl. Husni Thamrin No. 008 Telp. 0251-800040Brebes
PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL
TglNo. BPKKKeteranganJumlah (Rupiah)
Diperiksa
.......................Dibuat
......................Jumlah PPKK
Jumlah BPKK
Uang Tunai
Jumlah Dana Kas Kecil
Dibukukan
DibayarDisetujui
REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECILNo. RekJumlahRo. Rek.JumlahNo. RekJumlah
Gambar D2-5 Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
- Jurnal Pengeluaran Kas
- Reister Cek (Check Register
- Jurnal pengeluaran Dana Kas Kecil
Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal). Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang diapakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kasa adalah bukti kas keluar yang telah dicap ”lunas” oleh fungsi kas.
Contoh Format Jurnal Pengeluaran Kas, seperti pada Gambar D2-6.
Register Check. Register cek adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil Format Register cek dapat dilihat pada Gambar D2-7.
- PT. SATRIAKUJl. Husni Thamrin No. 008 Telp. 0251-800040Brebes
JURNAL PENGELUARAN KASTglKeteranganNomor BuktiUtang Dagang DebitLain-lain DebitKas Kredit
Gambar D2-6 Jurnal Pengeluaran Kas
- PT. SATRIAKUJl. Husni Thamrin No. 008 Telp. 0251-800040Brebes
REGISTER CEKTglDibayarkan KepadaBankNo. CekNo. BKKJumlah
Gambar D2-7 Register Cek
Jurnal Pengeluaran Kas Kecil. Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus yang sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi Pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Contoh Format Jurnal Pengeluaran Kas Kecil seperti pada gambar D2-8 di bawah ini:
- PT. SATRIAKUJl. Husni Thamrin No. 008 Telp. 0251-800040Brebes
JURNAL PENGELUARAN DANA KAS KECILTglKeteranganNomor BuktiDana Kas Kecil kreditDebitBeban Adm dan UmumBeban PemasaranLain-lain
Gambar D2-8 Jurnal Pengeluaran Kas Kecil
Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dengan Kas Kecil
- Fungsi Kas
- Fungsi Akuntansi
- Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
- Fungsi Yang Memerlukan Pembayaran Tunai
- Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi Kas, bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab atas:
- Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan.
- Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
- Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
- Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
- Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil, bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Fungsi Pemeriksa Intern, bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas, fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Fungsi yang terkait dalam prosedur pembentukan dana kas kecil
- Bagian Utang
- Bagian Kasir/Kassa
- Pemegang dana kas kecil
- Bagian Akuntansi
Bagan alir (flow chart) pembentukan dana kas kecil, dapat dilihat pada gambar D2-9.
Bagian Utang Bagian Kasa Pemegang Dana Bagian
Kas Kecil Jurnal
__________________ __________ ___________ ___________
Dikirim ke bagian
Kartu persediaan dan
kartu biaya untuk
diarsipkan
Gambar D2-9 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Penjelasan:
Bagian Utang:
- Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari Direktur Keuangan.
- Membuat bukti kas keluar 3 (tiga) lembar
- Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.
- Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
Lembar 1 dan 3 : diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat
keputusan pembentukan dana kas kecil
keputusan pembentukan dana kas kecil
Lembar 2 : Diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu
biaya untuk diarsipkan.
biaya untuk diarsipkan.
- Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.
- Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar.
- Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.
Bagian Kasir/Kasa
- Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang.
- Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.
- Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1, 2 dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil.
- Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
Lembar 1 : Diserahkan ke bagian utang beserta SK Pembentukan
Lembar 2 : Diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang
dana kas kecil.
Pemegang Dana Kas Kecil
- Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir
- Menguangkan cek ke bank
- Menyimpan uang tunai yag diambil dari bank
- Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal
Bagian Akuntansi
- Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang
- Mencatat bukti kas keluar dalam register cek.
- Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.
Prosedur Permintaan dan Pertanggung Jawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Fungsi yang terkait dengan bidang ini adalah:
- Pemakai dana Kas Kecil
- Pemegang dana Kas Kecil
Bagan alir (flow chart) prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat seperti pada gambar D2-10
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
___________________________________ _________________________
Bersama dengann penyerahan uang tunai
Dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas
Diarsipkan sampai dengan saat pengisian kembali kas kecil
PPKK = Permitaan Pengeluaran kas kecil
BPKK = Bukti pengeluaran kas kecil
DP = Dokumen Pendukung
Gambar D2-10 Prosedur Permintaan dan Pertanggung Jawaban
Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam sistem Dana Kas Kecil
Dengan Imprest System
Penjelasan:
Pemakai Dana Kas Kecil
- Membuat permintaan pengeluaran kas kecil rangkap 2. dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil.
- Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.
- Mengarsipkan sementara PPKK-1 menurut Nomor Urut
- Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung
- Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)
- Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK-1 kepada Pemegang kas kecil.
- Menerima kembali PPKK lembar ke-1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas
- Mengarsipkan kembali PPKK-1
Pemegang Dana Kas Kecil
- Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.
- Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK1
Mengarsipkan sementara PPKK 2 menurut abjad.
- Menerima BPKK, PPKK 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.
- Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil
- BPKK 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.
- Mengarsipkan sementara BPKK PPKK1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil.
Catatan:
Pengeluaran Kas Kecil dengan sistem dana kas kecil metode fluktuasi (fluktuating-fund-balance system), saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Jurnal yang dibuat sebagai berikut:
Bagan alir (flow chart) dokumen prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund balance system dapat dilihat pada Gambar D2-11.
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
_________________ _____________________ ____________ _________________
Bersama dengan penyerahan uang tuna BPKK = Permintaan Pengeluaran kas KecilBPKK = Bukti Pengeluaran Kas KecilDP = Dokumen Pendukung Dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas Gambar D2-11 Prosedur Permintaan dan pertanggungjawaban PengeluaranKas Kesil dalam sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-fnd-Balance System
Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah:
- Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
- Fungsi Bagian Utang
- Bagian Kasa/kasir
- Bagian Jurnal
- Bagian kartu Biaya
Bagan Alir (Flow Chart) Prosedru pengisian kembali dana kas kecil adalah seperti pada Gambar D2-11.
Penjelasan
Pemegang Dana Kas Kecil
- Pemegang Kas kecil membuat permintaan pengisian kembali kas kecil (PP3K)
- Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.
- Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Utang
- Menguangkan cek ke bank
- Menyiimpan uang tunai
- Mengarsipkan BKK lembar ke 3
Bagian Utang
- Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.
- Membuat bukti kas keluar (BKK) 3 lembar
- Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar
- BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada).
- BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa
- Menerima cek, BKK1, PP3K2, BPKK dan DP dari kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
- Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K1.
- Menyerahkan PP3K1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian Jurnal
Bagian Kasa
- Menerima BKK1 dan 2, PP3K2, BPKK dan DP dari bagian utang.
- Mengisi cek dan meminta tanda tangan aas cek kepada Direktur Keuangan
- Menyerahkan Cek dan BKK3 kepada pemegang dana kas kecil.
- Menyerahkan BKK1, PP3K2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
Bagian Jurnal/Akuntansi
- Menerima BKK1, PP3K, BPKK dan DP dari bagian utang.
- Mengisi Register cek dari BKK 1
- Mengarsipkan BKK1, PP3K, BPKK dan DP menurut Nomor urut.
Bagian Kartu Biaya
- Menerima BKK lembar 2 dan PP3K2 dari bagian utang.
- Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK 2.
- Mengarsipkan BKK2 dan PP3K2 menurut nomor urut.
Pemegang Dana Kas Kecil Bagian utang
___________________________________ ______________________________
Arsip BPKK dan dukungan pendukungnya
PP3K = Permintaan pengisian kembali kas kecil
BKK = Bukti kas keluar
Gambar D2-12 Prosedur Permintaan Pengisian Kembali
Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana kas kecil
dengan Imprest Fund
Bagian Kasa Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
_____________________ _______________________ ____________________
Setelah bagain kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK
Gambar D2-13 Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Dalam Sistem dana Tetap (Imprest System) – Lanjutan
c. Rangkuman
Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dilaksanakan melalui dana kas kecil diselenggarakan dengan dua macam sistem: Fluctuating-fund-balance system dan Imprest System. Dalam Fluctuating-fund-balance system saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar berubah-ubah sesuai dengan pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Dalam Fluctuating-fund-balance system pengeluaran dana kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan. Sistem penganggaran dana kas kecil ini tidak menciptakan pengendalian intern yang baik terhadap kas perusahaan, karena catatan akuntansi kas perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan rekening koran bank yang secara periodik diterima dari bank.
Dalam Imprest System, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar tidak berubah sesuai dengan transaksi pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, namun bukti pengeluaran dana kas kecil disimpan dalam arsip sementara. Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, bukti pengeluaran dana kas kecil tersebut direkap dan dipakai sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil. Dana kas kecil diisi kembali sebesar jumlah rupiah bukti pengeluaran kas kecil yang telah dikumpulkan, dan dilakasanakan melalui sistem pengeluaran kas dengan cek. Dengan demikian jurnal pengeluaran kas perusahaan tetap dapat direkonsiliasi dengan rekening koran bank. Tidak seperti halnya dengan Fluctuating-fund-balance system, imprest system tidak mencatat pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal pengeluaran dana kas, namun hanya mengarsipkan bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dalam arsip sementara, sampai dengan saat pengisian kembali kas kecil.
d. Tugas
- Buat kelompok terdiri dari 4 – 5 orang
- Kumpulkan bukti-bukti transaksi yang terkait dengan:
1. Prosedur pembentukan dana kas kecil
2. Permintaan dan pertanggung jawaban dana kas kecil
3. Pengisian kembali dana kas kecil
- Lakukan simulasi dan presentasi (bersama-sama dengan kelompok lain)
e. Evaluasi
Test Formatif I
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan tepat, singkat tapi jelas.
- Jelaskan latar belakang dibentuknya dana kas kecil!
- Jelaskan yang dimaksud dengan kas kecil dan sebutkan sistem/metode pencatatannya.
- Dokumen-dokumen apa saya yang diperlukan dalam administrasi kas kecil?
- Uraikan Prosedur Administrasi Dana kas kecil!
- Jelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil.
f. Kunci Jawaban
- Kas kecil dibentuk karena ada pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak cocok/tepat bila menggunakan cek.
- Kas kecil adalah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
- Dokumen yang diperlukan dalam administrasi kas kecil:
- Bukti Kas Keluar
- Cek
- Permintaan pengeluaran kas kecil
- Bukti pengeluaran kas kecil
- Permintaan pengisian kembali kas kecil
- Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
Dalam administrasi kas kecil ada 4 prosedur, yaitu:
- Pembentukan Dana Kas Kecil
- Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil
- Pengisian kembali dana kas kecil
Prosedur Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan terbitnya surat keputusan Direktur Keuangan/manajer Keuangan yang menentukan jumlah atau metode yang digunakan dalam pencatatan dana kas kecil.
Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan peneluaran dana oleh pamakai ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana dengan membuat pertanggungjawaban dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukung.
Dalam imprest system bukti pengeluaran kas dilampiri dengan bukti pendukungnya, dan disimpan sementara untuk digunakan nanti daam pengisian kembali dana kas kecil.
Dalam sisem dana tidak tetap, bukti pengeluaran kas kecil dicerahkan oleh pemegang dana ke bagian jurnal untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas kecil, jika saldonya sudah menipis, pemegang kas kecil mengisi formulir permintaan penrisian kembali. Formulir ini dilampiri dengan bukti-ukti pendukung dan dikirim ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.
- Pihak-pihak (Fungsi) yang terkait dengan pengelolaan administrasi dana kas kecil:
- Fungsi Kasa/kasir.
- Fungsi Akuntansi/Jurnal.
- Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil.
- Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai (Pemakai Kas Kecil).
- Fungsi pemeriksa intern.
g. Lembar Kerja
Alat dan bahan: - Alat tulis menulis dan kalkulator
- Format/Formulir
- Kertas Lembar jawaban
Kegiatan Belajar 2
Menghitung Mutasi Dana Kas Kecil
Menghitung Mutasi Dana Kas Kecil
- Tujuan Kegiatan Pemelajaran 2
Peserta Diklat Mampu:
- Menyebutkan pengertian mutasi dana kas kecil sesuai dengan metode yang di gunakan
- mengidentifikasi saldo awal dana kas kecil
- menyebutkam bukti transaksi yang menyebabkan terjadinya mutasi dana kas kecil
- menyebutkam jenis -jenis transaksi yang menyebabkan terjadinya mutasi dana kas kecil
- mengidentifikasi bukti dana kas kecil
- menghitung jumlah pemakaian dana kas kecil berdasarkan bukti pengeluaran dana kas kecil
- mencatat mutasi dana kas kecil berdasarkan bukti transaksi dan kas kecil
- mengatasi apabila melakukan kesalahan pencatatan dalam perhitungan pemakaian dana kas kecil.
- menghitung sisa dana kas kecil
- Uraian Materi
- Pengertian mutasi dana kas kecil
Merupakan perubahan kas yang diakibatkan oleh adanya transaksi-transaksi yang meliputi penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil.
- Saldo awal dana kas kecil
Saldo awal dana kas kecil yaitu jumlah dana kas kecil sebelum perubahan kas yang diakibatkan oleh adanya transaksi-transaksi yang meliputi penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil. Dalam sistem dana tetap pengelola dana kas kecil menyelenggarakan perhitungkan melainkan hanya mengadakan pencatatan kas kecil yang sifatnya intern untuk menentukan saldo kas.
- Bukti - bukti transaksi yang menyebabkan terjadinya mutasi dana kas kecil
Bukti-bukti transaksi yang menyebabkan terjadinya mutasi dana kas kecil
berasal dari:
- Buku jurnal kas kecil
- Buku jurnal Pengeluaran kas
- Formulir surat permintaan pengisiaan dana kas kecil
- Formulir permintaan dan pengeluaran dana kas kecil
- Formulir bukti pengeluaran kas kecil
- Formulir laporan penggunaan dana kas kecil.
Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah :
- transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan.
- Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana.
- Transaksi pengisisan kembali dana kas kecil.
- menghitung jumlah pemakaian dana kas kecil dan sisa dana kas kecil
Perhitungan jumlah pemakaian dana kas kecil dan sisa dana kas kecil disesuaikan dengan metode yang digunakan, baik dengan metode tetap atau tidak tetap. Berikut ini disajikan perhitungan pemakaian dana kas kecil dan sisa dana kas kecil sesuai dengan metode tetap :
Contoh Soal
- Maret 01
Maret 14PT. AULIA membentuk dana kas kecil Rp. 600.000,00 dengan menarik cek sebesar Rp. 600.000,00.Pengeluaran kas kecil sampai dengan hari ini sebesar Rp. 450.000,00 dengan rincian sebagai berikut :Dibayar telepon Rp.125.000,00Dibayar listrik Rp. 96.000,00Dibayar beban angkut penjualan Rp. 75.000,00Dibeli perlengkapan kantor Rp. 25.000,00Dibayar langganan surat kabar dan majalah Rp. 20.000,00Dibayar beban rapat/pertemuan Rp. 99.000,00
Buatlah jurnal PT AULIA selama bulan Maret !
Jawaban :
- TanggalKeteranganRefDebitRpKreditRpMaret 01
Maret 14
Kas KecilKas
teleponllistrik beban angkut penjualanperlengkapan kantorbeban surat kabar dan majalahbeban rapat/pertemuanKasKas Keci lKas
600.000,00
125.000,0096.000,0075.000,0025.000,0020.000,0099.000,00
150.000,00
600.000,00
450.000,00
150.000,00
- Rangkuman
- mutasi dana kas kecil : Merupakan perubahan kas yang diakibatkan oleh adanya transaksi-transaksi yang meliputi penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil.
- Saldo awal dana kas kecil : Saldo awal dana kas kecil yaitu jumlah dana kas kecil sebelum perubahan kas yang diakibatkan oleh adanya transaksi-transaksi yang meliputi penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil.
- Perhitungan jumlah pemakaian dana kas kecil dan sisa dana kas kecil disesuaikan dengan pengeluaran-pengeluaran transaksi dana kas kecil dengan menjumlah kan seluruh pengeluaran kemudian mengurangkannya pada saldo dana kas kecil, sehingga akhirnya didapat sisa dana kas kecil.
- Tugas
Buku Kas Kecil PT . SUMBER REZEKI, Laporan Mutasi Dana kas kecil disusun sebagai berikut:
PT . SUMBER REZEKI
Jl. Rahayu Raya No. 70 Telp. (0251) 7000001
CIAMIS RAYA
LAPORAN MUTASI DANA KAS KECIL
Saldo 1 Januari (Pembentukan) Rp 1.000.000,00
Pengisian Kembali Rp 767.000,00
Jumlah Rp 1.767.000,00
Jumlah Pengeluaran Rp 1.037.000,00
Saldo akhir 31 Januari 2004 Rp 730.000,00
- Tugas
Dari dokumen yang dikumpulkan pada saat kegiatan belajar 3, susunlah Laporan Mutasi Dana Kas Kecil.
- Formatif
Dari Buku kas kecil berikut, susunlah Laporan Mutasi Dana Kas Kecil.
PT . SUMBER REZEKI
BUKU KAS KECIL
PER 31 MARET 2004
Tgl. | No. Bukti | Keterangan | Penerimaan | Pengeluaran | Perk. Yang didebit | ||||
Suplai Kantor | Bb. Listrik dan Air | Serba-serbi | |||||||
Perkiraan | Jumlah | ||||||||
Mar | 01 | | Pembentukan Kas Kecil | 1.000.000,00 | - | - | - | - | - |
| 02 | | Pembelian Suplai kantor | - | 90.000,00 | 90.000,00 | - | - | - |
| 07 | | Biaya angkut | - | 50.000,00 | - | - | Biaya angkut | 50.000,00 |
| 10 | | Biaya listrik dan air | - | 220.000,00 | - | 220.000,00 | - | - |
| 10 | | Biaya Telepon | - | 125.000,00 | - | - | Biaya Telepon | 125.000,00 |
| 15 | | Pengisian kembali | 250.000,00 | - | - | - | - | - |
| 16 | | Pembayaran iklan di Solo Pos | - | 90.000,00 | - | - | Beban Iklan | 90.000,00 |
| 20 | | Pembelian Suplai Kantor | - | 150.000,00 | 150.000,00 | - | - | - |
| 22 | | Pembayaran biaya angkut | - | 10.000,00 | - | - | Biaya angkut | 10.000,00 |
| 24 | | Pembelian suplai kantor | - | 150.000,00 | 150.000,00 | - | - | - |
| 26 | | Pemeliharaan kantor | - | 100.000,00 | - | | Beban pemeliharaan | 100.000,00 |
| 31 | | Pengisian kembali | 735.000,00 | - | - | - | - | - |
| | | Jumlah | 1.985.000,00 | 985.000,00 | 390.000,00 | 220.000,00 | | 375.000,00 |
| | | Saldo Kas Kecil | - | 1.000.000,00 | - | - | | - |
| | | | 1.985.000,00 | 1.985.000,00 | - | - | | - |
Jawaban
PT . SUMBER REZEKI
Jl. Rahayu Raya No. 70 Telp. (0251) 7000001
CIAMIS RAYA
LAPORAN MUTASI DANA KAS KECIL
MARET 2004
Saldo 1 Maret (Pembentukan) Rp 1.000.000,00
Pengisian Kembali Rp 985.000,00
Jumlah Rp 1.985.000,00
Jumlah Pengeluaran Rp 985.000,00
Saldo akhir 31 Januari 2004 Rp 1.000.000,00
- Evaluasi
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini !
- Jelaskan pengertian mutasi dana kas kecil !
- Sebutkan bukti transaksi yang menyebabkan terjadinya mutasi dana kas kecil
- Hitunglah jumlah pemakaian dana kas kecil dan sisa dana kas kecil sesuai dengan bukti pengeluaran dana kas kecil di bawah inidengan menggunakan metode tetap :
- Maret 01
Maret 14PT. AULIA membentuk dana kas kecil Rp. 800.000,00 dengan menarik cek sebesar Rp. 800.000,00.Pengeluaran kas kecil sampai dengan hari ini sebesar Rp. 450.000,00 dengan rincian sebagai berikut :Dibayar telepon Rp.200.000,00Dibayar listrik Rp. 95.000,00Dibayar beban angkut penjualan Rp. 75.000,00Dibeli perlengkapan kantor Rp. 30.000,00Dibayar langganan surat kabar dan majalah Rp. 20.000,00Dibayar beban rapat/pertemuan Rp.100.000,00
Buatlah jurnal PT AULIA selama bulan Maret !
- Kunci Jawaban
- Mutasi dana kas kecil adalah perubahan kas yang diakibatkan oleh adanya transaksi-transaksi yang meliputi penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil.
- Transaksi yang menyebabkan terbentuknya mutasi dana kas kecil :
- transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan.
- Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana.
- Transaksi pengisisan kembali dana kas kecil.
- Jawaban :
- TanggalKeteranganRefDebitRpKreditRpMaret 01
Maret 14
Kas KecilKasteleponllistrik beban angkut penjualanperlengkapan kantorbeban surat kabar dan majalahbeban rapat/pertemuanKas KecilKas Keci lKas
800.000,00
200.000,0095.000,0075.000,0030.000,0020.000,00100.000,00
280.000,00
800.000,00
520.000,00280.000,00
- Lembar Kerja
Alat dan bahan:
- Alat tulis menulis dan kalkulator
- Format/Formulir
- Kertas Lembar jawaban
Kegiatan Belajar 3
Menghitung Selisih dana kas kecil
Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3
Peserta Diklat mempu :
- Menjelaskan tujuan penghitungan selisih dana kas kecil
- Menghitung selisih dana kas kecil
- Memverifikasi selisih dana kas kecil
- Mengatasi apabila menemukan kesalahan dalam memverifikasi dana kas kecil
- Menentukan selisih jumlah dana kas kecil sesuai dengan ketentuan perusahaan
- Uraian Materi
Mengenali dokumen/bukti pemakaian kas kecil
Seperti pada kegiatan belajar 2, dijelaskan dalam pengelolaan dana kas kecil, kasir pengelola harus mempu mengenali dokumen yang harus dilampirkan pada akhir periode. Dokumen ini diklasifikasikan sbb;
- Pembelian materai, kertas, tinta dalam jumlah tertentu dicatat dalam perkiraan perlengkapan kantor atau beban perlengkapan kantor.
- Pembelian plastik pembungkus, tali rapia dalam jumlah tertentu dicatat dalam jumlah tertentu dicatat dalam perkiraan perlengkapan toko atau beban perlengkapan toko.
- Pembelian bensin dan solar dicatat dalam perkiraan beban transport
- Pembayaran listrik dicatat dalam perkiraan beban listrik
- Dan lain-lain
Selain hal di atas Pada modul ini, diharapkan peserta diklat dapat menyusun buku kas kecil, yaitu laporan yang dibuat oleh kasir tentang perubahan (penerimaan dan pengeluaran) pada kas kecil.
Contoh:
PT SUMBER REZEKI menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil.
Kas kecil tersebut dibuka pada tanggal 1 Januari 2004 dengan menerima uang sebesar Rp 1.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan 25.
Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Januari 2004, sebagai berikut:
- Januari03Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 50.000,00
05Dibeli perangko Rp 75.000,00 dan Materai Rp 125.000,00 (suplai kantor).
09Dibayar Rekening Listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 54.000,00.
10Dana kas kecil diisi kembali.
12Dibayar Biaya Telepon Rp 125.000,00
15Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 80.000,00.
20Dibeli suplai kantor Rp 150.000,00
25Dana kas kecil diisi kembali.
26Dibayar untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang meninggal) Rp 150.000,00.
28Dibeli suplai kantor Rp 100.000,00
31Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 20.000,00.
Berdasarkan data transaksi di atas, buku kas kecil dengan metode dana tetap dan metode dana tidak tetap akan disusun sebagai berikut:
PT . SUMBER REZEKI
Jl. Rahayu Raya No. 70 Telp. (0251) 7000001
CIAMIS RAYA
Metode Dana Tetap
BUKU KAS KECIL
PER 31 Januari 2004
(Dalam Rupiah)
Tgl. | No. Bukti | Keterangan | Penerimaan | Pengeluaran | Perk. Yang didebit | ||||
Suplai Kantor | Bb. Listrik dan Air | Serba-serbi | |||||||
Perkiraan | Jumlah | ||||||||
Jan | 01 | | Pembentukan Kas Kecil | 1.000.000 | - | - | - | - | - |
| 03 | | Biaya angkut | - | 50.000 | - | - | Biaya Angkut | 50.000 |
| 05 | | Pembelian Suplai kantor | - | 200.000 | 200.000 | - | - | - |
| 09 | | Biaya listrik dan air | - | 162.000 | - | 162.000 | - | - |
| 10 | | Pengisian | 412.000 | - | - | - | - | - |
| 12 | | Biaya Telepon | - | 125.000 | - | - | Biaya Telepon | 125.000 |
| 15 | | Biaya Rapat Dinas | - | 80.000 | - | - | Beban Um.Lain2 | 80.000 |
| 20 | | Pembelian Suplai Kantor | - | 150.000 | 150.000 | - | - | - |
| 25 | | Pengisian | 355.000 | - | - | - | - | - |
| 26 | | Biaya Sosial | - | 150.000 | - | - | Beban Um.Lain2 | 150.000 |
| 28 | | Pembelian Suplai kantor | - | 100.000 | 100.000 | | | |
| 31 | | Biaya Angkut Barang | - | 20.000 | - | - | Biaya Angkut | 20.000 |
| | | Jumlah | 1.767.000 | 1.037.000 | 450.000 | 162.500 | | 425.000 |
| | | Saldo Kas Kecil | - | 730.000 | - | - | | - |
| | | | 1.767.000,00 | 1.767.000,00 | - | - | | - |
PT . SUMBER REZEKI
Jl. Rahayu Raya No. 70 Telp. (0251) 7000001
CIAMIS RAYA
Metode Dana Tidak Tetap
BUKU KAS KECIL
PER 31 Januari 2004
Tanggal | No. Bukti | Penjelasan | Kode Perk. | Jumlah (Rp) | Saldo hari ini (Rp) | ||
Jan | 01 | | Pembentukan dana kas kecil | - | - | 1.000.000,00 | |
| 03 | 001 | Biaya angkut | 515 | 50.000,00 | 950.000,00 | |
| 05 | 002 | Prangko dan meterai | 512 | 200.000,00 | 750.000,00 | |
| 09 | 003 | Listrik dan Air | 513 | 162.000,00 | 588.000,00 | |
| 10 | - | Pengisian kembali | - | - | 1.000.000,00 | |
| 12 | 004 | Biaya telepon | 514 | 125.000,00 | 875.000,00 | |
| 15 | 005 | Snack Rapat | 520 | 80.000,00 | 795.000,00 | |
| 20 | 006 | Suplai Kantor | 512 | 150.000,00 | 645.000,00 | |
| 25 | - | Pengisian kembali | - | - | 1.000.000,00 | |
| 26 | 007 | Biaya social | 520 | 150.000,00 | 850.000,00 | |
| 28 | 008 | Suplai Kantor | 512 | 100.000,00 | 750.000,00 | |
| 31 | 009 | Biaya angkut | 515 | 20.000,00 | 730.000,00 | |
Jumlah pengeluaran (Diganti cek no…….) | 270.000,00 | | |||||
Sisa uang kas saat ini | 730.000,00 | | |||||
Saldo kas periode yang akan datang | 1.000.000,00 | | |||||
Rekapitulasi | Disusun oleh: Diperiksa Oleh: Disetujui Oleh: | ||||||
No. Perk | Nama Perk | Jumlah (Rp) | |||||
512 | Suplai kantor | 450.000,00 | |||||
513 | Beban Listrik dan Air | 162.000,00 | |||||
514 | Beban Telepon | 125.000,00 | |||||
515 | Beban Angkut | 70.000,00 | |||||
520 | Biaya umum lain-lain | 230.000,00 | |||||
| Total | 1.037.000,00 |
- Tugas
Mengklasifikasikan dokumen/bukti pemakaian kas kecil ke dalam perkiraan yang sesuai.
- Test Formatif
1. Klasifikasikan bukti pengeluaran dana kas kecil di bawah ini:
- Pembelian suplai kantor
- Pembayaran beban iklan
- Pembayaran beban pemeliharaan toko
- Pembayaran beban telepon
- Pembayaran beban listrik
- Pembelian bahan pembungkus
- Pembayaran biaya rumah sakit untuk karyawan
- Pembayaran HUT Proklamasi kemerdekaan RI
- Pembayaran retribusi kebersihan
- Berikut ini adalah data mengenai kas kecil pada PT ANUGERAH
- Mar01Pembentukan Dana Kas KecilRp.1.000.000,00
02Dibeli:Kertas HVS Rp. 45.000,00Karbon Rp. 20.000,00Tinta Rp. 25.000,00
Rp.
90.000,00
07Dibayar melalui kas ongkos angkut barang dagangan yang dibeli Secara kreditRp.50.000,00
10Dibayar melalui kas kecil:Biaya Listrik Rp. 120.000,00Biaya Air Rp. 100.000,00Biaya telepon Rp 125.000,00
Rp.
345.000,00
15Dana kas kecil ditambahRp.250.000,00
16Dibayar biaya iklan pada harian Solo PosRp.90.000,00
20Dibeli meterai dan prangkoRp.150.000,00
22Dibayar ongkos becakRp.10.000,00
24.Dibeli ampolop, pensil, lem, HVS, dan isi staplesRp.150.000,00
26.Dibeli wipol, kain pel, sapu clear pembersih kacaRp.100.000,00
31.Dana kas kecil diisi kembali
Diminta:
Buatlah Buku Kas kecil jika menggunakan metode dana tetap
- Kunci Jawaban
1. Klasifikasi Bukti Pengeluaran Dana Kas Kecil:
- Jenis Biaya
Perkiraan yang sesuaia.Pembelian suplai kantorPerlengkapan Kantor/Beban Perlengkapan kantorb.Pembayaran biaya iklanBeban Iklan
c.Pembayaran biaya pemeliharaan tookBeban pemeliharan toko
d.Pembayaran biaya TeleponBeban Telepon
e.Pembayaran biaya listriBeban Listrik
f.Pembelian bahan pembungkusBeban Perlengkapan Toko
g.Pembayaran biaya rumah sakitBeban Umum lain-lain
h.Pembayaran biaya HUT ProklamasiBeban Umum lain-lain
i.Retribusi kebersihanBeban Umum lain-lain
Buku kas Kecil
PT ANUGERAH
BUKU KAS KECIL
PER 31 MARET 2004
Tgl. | No. Bukti | Keterangan | Penerimaan | Pengeluaran | Perk. Yang didebit | ||||
Suplai Kantor | Bb. Listrik dan Air | Serba-serbi | |||||||
Perkiraan | Jumlah | ||||||||
Mar | 01 | | Pembentukan Kas Kecil | 1.000.000 | - | - | - | - | - |
| 02 | | Pembelian Suplai kantor | - | 90.000 | 90.000 | - | - | - |
| 07 | | Biaya angkut | - | 50.000 | - | - | Biaya angkut | 50.000 |
| 10 | | Biaya listrik dan air | - | 220.000 | - | 220.000 | - | - |
| 10 | | Biaya Telepon | - | 125.000 | - | - | Biaya Telepon | 125.000 |
| 15 | | Pengisian kembali | 250.000 | - | - | - | - | - |
| 16 | | Pembayaran iklan di Solo Pos | - | 90.000 | - | - | Beban Iklan | 90.000 |
| 20 | | Pembelian Suplai Kantor | - | 150.000 | 150.000 | - | - | - |
| 22 | | Pembayaran biaya angkut | - | 10.000 | - | - | Biaya angkut | 10.000 |
| 24 | | Pembelian suplai kantor | - | 150.000 | 150.000 | - | - | - |
| 26 | | Pemeliharaan kantor | - | 100.000,00 | - | | Beban pemeliharaan | 100.000 |
| 31 | | Pengisian kembali | 735.000 | - | - | - | - | - |
| | | Jumlah | 1.985.000 | 985.000 | 390.000 | 220.000 | | 375.000 |
| | | Saldo Kas Kecil | - | 1.000.000 | - | - | | - |
| | | | 1.985.000 | 1.985.000 | - | - | | - |
- Lembar Kerja
- Alat dan Bahan yang digunakan:
Kalkulator, kertas, pensil, ball point, penghapus, penggaris
- Bekerja sesuai dengan prosedur keamanan dan keselamatan kerja.
- Langkah kerja
Dokumen yang telah dikumpulkan pada kegiatan belajar yang lalu diklasifikasikan ke perkiraan yang sesuai
Kegiatan Belajar 4
Menentukan Pengisian Dana Kas Kecil
- Tujuan Kegiatan Pembelajaran
Peserta diklat mampu:
- Menentukan jumlah pengisian dana jumlah kas kecil sesuai dengan metode yang digunakan.
- Menyiapkan formulir yang dibutuhkan untuk pengisian kembali dana kas kecil.
- Menentukan jumlah pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan metode yang digunakan oleh perusahaan.
- Uraian Materi
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Dalam mengelola pengisian kembali dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu:
a. Sistem dana tetap (Imprest System)
Bila jumlah kas kecil sudah berkurang untuk melakukan pembayaran-pembayaran berikutnya maka pada akhir periode pengelola dana kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecilnya sejumlah uang yang telah ditetapkan, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula. Pada waktu pengisian kembali dana kas kecil jumlahnya didukung dengan bukti-bukti pengeluaran yang dilaporkan.
- Sistem dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund balance system)
Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dengan metode tidak tetap didcata debet dalam akun kas kecil. Besarnya jumlah dana kas kecil yang diperlukan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.
- Rangkuman
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil.
a. Sistem dana tetap (Imprest System)
Bila jumlah kas kecil sudah berkurang untuk melakukan pembayaran-pembayaran berikutnya maka pada akhir periode pengelola dana kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecilnya sejumlah uang yang telah ditetapkan, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula. Pada waktu pengisian kembali dana kas kecil jumlahnya didukung dengan bukti-bukti pengeluaran yang dilaporkan.
- Sistem dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund balance system)
Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dengan metode tidak tetap didcata debet dalam akun kas kecil. Besarnya jumlah dana kas kecil yang diperlukan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.
- Tugas
- Bentuklah kelompok dengan jumlah anggota 4-5 orang.
- kerjakanlah soal berikut ini ! ( fleksible )
- Kumpulkanlah hasil kerja kelompok dalam kertas folio bergaris.
- Evalausi
Buatlah jurnal dari data d i bawah ini
Tanggal 02 januari 2004, Pengisian awal dana kas kecil Rp. 5.000.000,00, Tanggal 14 Januari 2004 bagian jurnal menerima bukti pengeluran kas No. 40108 dengan No. Cek C.0032458 dilampiri permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang memuat data rekapitulsai bukti pengeluaran kas kecil sebagi berikut :
No. Akun 5102, biaya angkut pembelian......................................Rp. 850.000,00
No. Akun 5200, beban penjualan …………………………………..Rp. 1.680.000,00
No. Akun 5300, beban administrasi dana umum…………………..Rp. 1.270.000,00
Jumlah dana kas kecil yang telah digunakan……………… …Rp. 3.800.000,00
- Kunci Jawaban
Jawaban :
- TanggalKeteranganRefDebitRpKreditRpJanuari 02
Januari 14
Kas KecilKas
biaya angkut pembelianbeban penjualanbeban administrasi dana umumKas Kecil
Kas Keci lKas
5.000.000,00
850.000,001.680.000,001.270.000,00
3.800.000,00
5.000.000,00
3.800.000,00
3,800.000,00
- Lembar Kerja
Alat dan bahan:
- Alat tulis menulis dan kalkulator
- Format/Formulir
- Kertas Lembar jawaban
Kegiatan Belajar 5
Mencatat mutasi dana kas kecil
A. Tujuan Kegiatan Pembelajaran
Peserta diklat mampu:
- Membedakan pencatatan dana kas kecil dengan metode dana tetap dan metode dana tidak tetap
- Mencatat dana kas kecil dengan metode dana tetap (Imprest fund Methode)
- Mencatat dana kas kecil dengan metode dana tidak tetap (Fluctuation Method)
- Mengatasi keadaan apabila menemukan kesalahan dalam pencatatan selisih dana kas kecil
- Membandingkan pencatatan dana kas kecil dengan perhitungan fisik
B. Uraian Materi
Laporan Mutasi Dana Kas Kecil adalah laporan yang disusun berdasarkan Buku kas kecil. Laporan mutasi dana kas kecil memuat saldo awal, pengeluaran, pengisian kembali dan saldo akhir kas kecil.
Bukti Pemakaian dana kas kecil
Dalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna pertanggungjawaban dana kas kecil. Bukti pemakaian dana kas kecil itu dapat berupa: Bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran air, bukti pembayaran telepon dan lain-lain.
Blanko Bukti Kas Keluar sudah ada pada kegiatan belajar 1. Berikut ini contoh bukti nota pembayaran foto copy :
- BAHAGIA PHOTO COPY Ciamis, 12 Juli 2008Jl. Ir. H. Nasrullah No. 5 Kepada :Telp (0251) 800021No.BnyaknyaUraianHarga SatuanJumlah1.100 LembarPhoto copyRp 100,00Rp 10.000,00
Jumlah
Rp 10.000,00Peneriman,
.................
Gambar D2-14 Bukti Nota Pembayaran Photo Copy
Metode Pencatatan Dana Kas Kecil
Dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu:
1. Sistem dana tetap (Imprest System)
2. Sistem dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund balance system)
Sistem Dana Tetap
Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai dengan jumlah semula. Artinya jumlah pengeluaran sama dengan jumlah pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada dalam kas kecil, pengeolala hanya membuat catatan yang sifatnya intern. Pencatatan yang dibuat dalam jurnal umum dilakukan oleh pemegang kas umum, yaitu sebagai berikut :
a. Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil:
K a s Kecil.................................. xx
K a s .................................... xx
- Pada saat pemakaian dana:
Tidak dijurnal
- Pada saat pengisian kembali:
Beban – beban ........................... xx
K a s .................................... xx
- Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah:
K a s Kecil ................................. xx
K a s .................................... xx
- Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya adalah:
K a s ........................................ xx
K a s Kecil ............................ xx
Sistem Dana Tidak Tetap
Dalam metode ini besarnya dana kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Jurnal yang diperlukan pada metode ini adalah sebagai berikut:
- Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil:
K a s Kecil.................................. xx
K a s .................................... xx
- Pada saat pemakaian dana:
Beban-beban ............................. xx
Kas Kecil .............................. xx
- Pada saat pengisian kembali:
Kas Kecil .................................. xx
K a s .................................... xx
- Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah:
K a s Kecil ................................. xx
K a s .................................... xx
- Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya adalah:
K a s ........................................ xx
K a s Kecil ............................ xx
Contoh:
PT SUMBER REZEKI menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil.
Kas kecil tersebut dibuka pada tanggal 1 Januari 2004 dengan menerima uang sebesar Rp 1.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan 25.
Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Januari 2004, sebagai berikut:
- Januari03Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 50.000,00
05Dibeli perangko Rp 75.000,00 dan Materai Rp 125.000,00 (suplai kantor).
09Dibayar Rekening Listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 54.000,00.
10Dana kas kecil diisi kembali.
12Dibayar Biaya Telepon Rp 125.000,00
15Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 80.000,00.
20Dibeli suplai kantor Rp 150.000,00
25Dana kas kecil diisi kembali.
26Dibayar untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang meninggal) Rp 150.000,00.
28Dibeli suplai kantor Rp 100.000,00
31Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 20.000,00.
Diminta:
Catat transaksi tersebut ke dalam:
Jurnal umum, dengan metode:
- Dana Tetap
- Dana tidak tetap
Jurnal Umum
1) Sistem Dana Tetap
- TanggalUraianRef.Debet (Rp)Kredit (Rp)Jan01Kas Kecil
1.000.000,00-
K a s
-1.000.000,00
03Tidak dijurnal
05Tidak dijurnal
09Tidak dijurnal
10Biaya angkut
50.000,00-
Suplai Kantor
200.000,00-
Biaya listrik dan air
162.000,00-
K a s
-412.000,00
12Tidak dijurnal
15Tidak dijurnal
20Tidak dijurnal
25Biaya telepon
125.000,00-
Biaya rupa-rupa
80.000,00-
Suplai Kantor
150.000,0-
K a s
-355.000,00
26Tidak dijurnal
28Tidak dijurnal
31Tidak dijurnal
- Metode dana tidak tetap
- TanggalUraianRef.Debet (Rp)Kredit (Rp)Jan01Kas Kecil
1.000.000,00-
K a s
-1.000.000,00
03Biaya angkut
50.000,00-
Kas Kecil
-50.000,00
05Suplai Kantor
200.000,00-
Kas Kecil
-200.000,00
09Biaya listrik dan air
162.000,00-
Kas Kecil
-162.000,00
10Kas Kecil
412.000,00-
K a s
-412.000,00
12Biaya Telepon
125.000,00-
Kas Kecil
-125.000,00
15Biaya Rupa-rupa
80.000,00-
Kas Kecil
-80.000,00
20Suplai Kantor
150.000,00-
Kas Kecil
-150.000,00
25Kas Kecil
355.000,0-
K a s
-355.000,00
26Biaya rupa-rupa
150.000,0-
Kas Kecil
-150.000,00
28Suplai Kantor
100.000,00-
Kas Kecil
-100.000,00
31Biaya Angkut
20.000,00-
Kas Kecil
-20.000,00
Menghitung Fisik Dana Kas Kecil
Seperti pada pemelajaran yang lalu, bahwa setiap akhir periode pemegang kas kecil harus mempertanggungjawabkan semua pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil. Pertanggung jawaban ini berupa buku kas kecil disertai dengan bukti pengeluaran kas kecil, juga perlu diadakan perhitungan uang secara fisik (berita acara perhitungan kas kecil) yang dilakukan oleh pemeriksa dan disaksikan oleh dua orang atau lebih.
Contoh:
PT SUMBER REZEKI
Berita Acara
Pemeriksaan Uang Kas
Tanggal 31 Januari 2004
Pengisian Dana Kas Kecil, jan 2004 | | Rp. | 1.000.000,00 | ||
Jumlah penereimaan bulan Jan 2004 | | Rp. | 767.000,00 | ||
| | Rp. | 1.767.000,00 | ||
Jumlah pengeluaran bulan Jan 2004 | | Rp. | 1.037.000,00 | ||
Saldo kas kecil per 31 Jan 2004 | | Rp | 730.000,00 | ||
Perhitungan uang kas per 31 Januari 2004 menghasilkan jumlah sebagai berikut: | | ||||
I. Uang kertas: | | | |||
3 lembar @ Rp. 100.000,00 | = | Rp. | 300.000,00 | | |
3 lembar @ Rp. 50.000,00 | = | Rp. | 150.000,00 | | |
5 lembar @ Rp. 20.000,00 | = | Rp. | 100.000,00 | | |
9 lembar @ Rp. 10.000,00 | = | Rp. | 90.000,00 | | |
6 lembar @ Rp. 5.000,00 | = | Rp. | 30.000,00 | | |
30 lembar @ Rp. 1.000,00 | = | Rp. | 700.000,00 | | |
| | Rp. | 700.000,00 | | |
II Uang Logam: | | | | | |
20 Keping @ Rp 1000,00 | = | Rp. | 20.000,00 | | |
16 Keping @ Rp 500,00 | = | Rp. | 8.000,00 | | |
5 Keping @ Rp 200,00 | = | Rp. | 1.000,00 | | |
10 Keping @ Rp 100,00 | = | Rp. | 1,000,00 | | |
| | Rp. | 30.000,00 | |
Saldo kas kecil per 31 Januari 2004 sama dengan uang kas yang dihitung pada tanggal tersebut.
CIAMIS RAYA, 31 januari 2004
Akuntan, Saksi, Petugas Pemeriksa,
....................... 1. ........................ ...........................
2. .......................
Menghitung Selisih Kas
Dalam pemriksaan dana kas kecil seringkali terjadi selisih antara catatan buku kas kecil dengan penghitungan uang secara fisik, hal ini disebabkan karena:
- Kesalahan pencatatan
- Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas.
- Adanya uang palsu
- Kehilangan akibat kekliruan saat mengadakan transaksi
- Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui
Apabila menurut perhitungan fisik dana kas kecil lebih besar daripada yang dicatat pada buku kas kecil disebut CASH OVERAGE atau Selisih kas lebih, sedangkan apabila menurut perhitungan fisik dana keas kecil lebih sedikit dibandingkan dengan yang tercatat pada buku kas kecil disebut CASH SHORTAGE atau selisih kas kurang.
Pencatatan selisih pada laporan keuangan dilakukan dengan cara:
- Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan di luar usaha
- Jika selisih kurang, dianggap sebagai beban di luar usaha.
c. Rangkuman
Dokumen yang dijadikan lampiran untuk pertanggung jawaban dana kas kecil antara lain, bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran air dan lain-lain.
Sistim yang digunakan dalam mengelola dana kas kecil adalah sistim dana tetap dan sistim dana tidak tetap. Setiap akhir periode tertentu jumlah kas menurut buku kas kecil harus sama dengan kas menurut perhitungan fisik.
Jika selirsih kas lebih maka dicatat dalam laporan R/L sebagai pendapatan di luar usaha. Dan jika selisih kas kurang maka dicatat dalam laporan R/L sebagai beban di luar usaha.
d. Tugas
- Carilah bukti transaksi (dokumen) yang terkait dengan bukti pemakaian kas.
- Berdasarkan bukti transaksi (dokumen) tersebut lakukan pencatatan dana kas kecil dalam dua sistim pencatatan.
e. Evaluasi
- Buatlah dokumen pengeluaran dana kas kecil untuk pembelian 1 rim kertas HVS, pembayaran biaya foto copy.
- Jelaskan perbedaan antara sistim pencatatan dana tetap dengan sistim dana tidak tetap.
- Sebutkan sebab-sebab terjadinya selisih kas kecil.
- Bagaimana perlakuan terhadap selisih kas pada akhir periode?
f. Kunci Jawaban
1. a. Bukti Pembelian Kertas HVS
- CIAMIS RAYA, 11 September 2005
Nota No. 12Banyak-nyaNama BarangSatuanHarga/satuan (Rp)Jumlah (Rp)1Kertas HVSRim25.000,0025.000,00
Jumlah
25.000,00
Tanda terima, Hormat kami,
.......................... ..............................
b. Bukti Pembayaran Foto Copy
- BAHAGIA PHOTO COPY Ciamis, 20 Juli 2008Jl. Ir. H. Nasrullah No. 5 Kepada :Telp (0251) 800021
No.BanyaknyaUraianHarga SatuanJumlah150 lbrFhoto copyRp 10000Rp 5.000,00
Jumlah
Rp. 5.000,00Penerima,
................
2. Perbedaan sistim dana tetap dengan sistim dana tidak tetap
Dalam sistem dana tetap, besarnya dana kas kecil selalu tetap sesuai dengan jumlah yang ditetapkan. Pada metode ini, pengeluaran dari kas kecil tidak dibuatkan jurnal. Akan tetapi pemegang kas kecil mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran atas kas kecil. Kemudian kas kecil diisi kembali berdasarkan bukti-bukti pengeluaran sebesar pengeluaran yang telah dilakukan. Sedangkan dalam sistim dana tidak tetap saldo kas kecil selalu berubah karena setiap pengeluaran dari kas kecil langsung dicatat, yang mengakibatkan saldo kas kecil berkurang.
3. Penyebab terjadinya selisih kas kecil adalah:
- Kesalahan pencatatan
- Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas.
- Adanya uang palsu
- Kehilangan akibat kekliruan saat mengadakan transaksi
- Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui
4. Perlakuan terhadap selisih kas
Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan di luar usaha, sedangkan selisih kas kurang, dianggap sebagai beban di luar usaha.
g. Lembar Kerja
1. Alat dan Bahan yang digunakan:
Kalkulator, kertas, pensil, ball point, penghapus, penggaris
2. Bekerja sesuai dengan prosedur keamanan dan keselamatan
kerja.
kerja.
3. Langkah kerja
- Kumpulkan bukti/dokumen yang terkait dengan pemakaian kas kecil
- Berdasarkan bukti/dokumen lakukan pencatatan dana kas kecil dalam dua sistim pencatatan.
BAB III
E V A L U A S I
- Instrumen Penilaian
- Tes Tertulis
Soal Essay:
- Sebutkan dokumen yang digunakan dalam permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil
- Buat bagan alir prosedur permintaan dan pertangung jawaban dana kas kecil dengan metode dana tetap (Imprest System)
- PD BANDARSATU menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil. Selama bulan Agustus 2005 mempunyai data sebagai berikut:
- Agt01Membentuk kas kecil dengan menggunakan cekRp.2.000.000,00
02Pembelian tali rafia, kantong plastik, kertas pembungkus danll (BHP) tokoRp.135.000,00
03Dibayar transport barang yang dibeliRp.60.000,00
05Dibayar biaya kebersihan dan keamananRp.150.000,00
07Dibayar rekening listrik dan airRp.325.000,00
09Dibayar rekening teleponRp.225.000,00
10Dana kas kecil diisi kembali
12Dibayar transport penjualan barang daganganRp.85.000,00
14Dana kas kecil dianggap terlalu besar, maka disetor ke bank.Rp.200.000,00
15Dibeli BPH TokoRp.125.000,00
16Dibayar biaya faximileRp.30.000,00
18Dibayar biaya transport barang yang dibeliRp.15.000,00
19Dibeli prangko dan materai (BHP) KantorRp.40.000,00
20Dana kas kecil diisi kembaliRp.
21Dibayar biaya kebersihan dan keamananRp.150.000,00
23Dibayar transport barang yang dijualRp.25.000,00
25Dibayar resep dokter untuk pengobatan karyawanRp.60.000,00
27Dibeli kertas HVS, Kertas karbon, tinta dan tipp-ex (BHP Kantor)Rp52.000,00
28Dibayar transport pembelian barang daganganRp.200.000,00
30Dana kas kecil diisi kembali
31Dibayar biaya faximileRp.150.000,00
Diminta:
- Catat transaksi di atas ke dalam buku kas kecil dengan lajur-lajur sebagai berikut: Tanggal, No. Bukti, By Transpor Pembelian, By Transport Penjualan, BHP Toko, Biaya Telepon dan faximile, serba-serbi (Rekening, jumlah)
- Susun Laporan Mutasi dana Kas Kecil
- Buat Jurnal Umum, dengan
- Metode Dana Tetap
- Metode Dana Tidak Tetap
Kunci Jawaban:
- Dokumen yang digunakan dalam prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil:
- Formulir Pengeluaran Kas dibuat dua lembar
- Bukti-bukti pendukung pengeluaran dana kas kecil
- Bukti Pengeluaran Kas kecil
- Bagan alir (flow chart) prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil adalah:
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
______________________________________ _____________________________
Bersama dengann penyerahan uang tunai
Dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas
Diarsipkan sampai dengan saat pengisian kembali kas kecil
PPKK = Permitaan Pengeluaran kas kecil
BPKK = Bukti pengeluaran kas kecil
DP = Dokumen Pendukung
- Buku Kas Kecil
PD BANDARSATU
BUKU KAS KECIL
BULAN AGUSTUS 2005
Tgl. | No Bukti | Keterangan | Penerimaan | Pengeluaran | Perk. Yang didebit | |||||
Biaya Transport Pembelian | By Transport Penjualan | BHP Toko | Serba-serbi | |||||||
Perkiraan | Jumlah | |||||||||
Agt | 01 | | Pembentukan Kas Kecil | 2.000.000,00 | - | - | - | - | | - |
| 02 | | Pembelian BHP Toko | - | 135.000,00 | - | - | 135.000,00 | | - |
| 03 | | Biaya angkut pembelian | - | 60.000,00 | 60.000,00 | - | - | | - |
| 05 | | Biaya kebersihan dan keamanan | - | 150.000,00 | - | - | - | Beban rupa-rupa | 150.000,00 |
| 07 | | Rekening listrik dan air | - | 325.000,00 | - | - | - | Beban Listrik dan Air | 325.000,00 |
| 09 | | Biaya Telepon | - | 225.000,00 | - | - | - | Beban Telepn dan Fax | 225.000,00 |
| 10 | | Pengisian Kembali | 895.000,00 | - | - | - | - | - | - |
| 12 | | Biaya angkut penjualan | - | 85.000,00 | - | 85.000,00 | - | - | - |
| 14 | | Pengembalian | - | 200.000,00 | - | - | - | Kas | 200.000,00 |
| 15 | | Pembelian BHP Toko | - | 125.000,00 | - | - | 125.000,00 | | - |
| 16 | | Biaya faximile | - | 20.000,00 | - | - | - | | 20.000,00 |
| 18 | | Biaya angkut pembelian | - | 15.000,00 | 15.000,00 | - | - | | - |
| 19 | | Pembelian BHP Kantor | - | 40.000,00 | - | - | - | BHP Kantor | 40.000,00 |
| 20 | | Pengisian kembali | 485.000,00 | - | - | - | | | - |
| 21 | | Biaya kebersihan dan keamanan | - | 150.000,00 | - | - | - | Beban rupa-rupa | 150.000,00 |
| 23 | | Biaya angkut penjualan | - | 25.000,00 | - | 25.000,00 | - | | - |
| 25 | | Biaya resep dokter | - | 60.000,00 | - | - | - | Beban rupa-rupa | 60.000,00 |
| 27 | | BHP Kantor | - | 52.000,00 | - | - | - | BHP Kantor | 52.000,00 |
| 28 | | Biaya transport pembelian | - | 200.000,00 | 200.000,00 | - | - | | - |
| 31 | | Pegisian kembali | 487.000,00 | - | - | - | - | | - |
| 31 | | Biaya faximile | - | 15.000,00 | - | - | - | Beban Telepon dan Fax | 15.000,00 |
- Laporan Mutasi Dana Kas Kecil
PD BANDARSATU
LAPORAN MUTASI DANA KAS KECIL
BULAN AGUSTUS 2005
Saldo Awal (Pembentukan dana) Rp. 2.000.000,00
Penambahan/Pengisian kembali Rp. 1.867.000,00
Jumlah Rp. 3.867.000,00
Jumlah Pengeluaran Rp. 1.882.000,00
Saldo Akhir 31 Agustus 2005 Rp. 1.985.000,00
- Jurnal Umum
- Metode Dana Tetap
- TanggalKeteranganRef.Debit (Rp)Kredit (Rp)Agt01Kas Kecil
2.000.000,00-
K a s
-2.000.000,00
10BHP Toko
135.000,00-
Beban Transport Pembelian
60.000,00-
Beban rupa-rupa
150.000,00-
Beban Listrik dan air
325.000,00-
Beban Telepon dan Faximile
225.000,00-
K a s
-895.000,00
14K a s
200.000,00-
K a s Kecil
-200.000,00
20BHP Toko
125.000,00-
Beban transport penjualan
85.000,00-
Beban telepon dan Faximile
20.000,00-
Beban Transport pembelian
15.000,00-
BHP Kantor
40.000,00-
K a s
-485.000,00
30Beban Rupa-rupa
210.000,00-
Beban Transport Penjualan
25.000,00-
BHP Kantor
52.000,00-
Beban Transport Pembelian
200.000,00-
K a s
-487.000,00
- Metode Dana Tidak Tetap
-
TanggalKeteranganRef.Debit (Rp)Kredit (Rp)
Agt01Kas Kecil
2.000.000,00-
K a s
-2.000.000,00
02BHP Toko
135.000,00-
Kas Kecil
-135.000,00
03Beban Transport Pembelian
60.000,00-
Kas Kecil
-60.000,00
05Beban rupa-rupa
150.000,00-
Kas Kecil
-15.00,00
07Beban Listrik dan air
325.000,00-
Kas Kecil
-325.000,00
09Beban Telepon dan Faximile
225.000,00-
Kas Kecil
-225.000,00
10Kas Kecil
895.000,00
K a s
-895.000,00
12Beban Transport penjualan
85.000,00-
Kas Kecil
-85.000,00
14K a s
200.000,00-
K a s Kecil
-200.000,00
15BHP Toko
125.000,00-
Kas Kecil
-125.000,00
16Beban telepon dan Faximile
20.000,00-
Kas Kecil
-20.000,00
18Beban Transport pembelian
15.000,00-
Kas Kecil
-15.000,00
19BHP Kantor
40.000,00-
K a s Kecil
-40.000,00
20Kas Kecil
485.000,00-
Kas
-485.000,00
21Beban Rupa-rupa
150.000,00-
Kas Kecil
-150.000,00
23Beban Transport Penjualan
25.000,00-
Kas Kecil
-25.000,00
27BHP Kantor
52.000,00-
Kas Kecil
-52.000,00
28Beban Transport Pembelian
200.000,00-
Kas Kecil
-200.000,00
30Kas Kecil
487.000,00-
K a s
-487.000,00
31Beban Telepon dan Faximile
15.000,00-
Kas Kecil
-15.000,00
Kriteria Penilaian:
JawabanNo. 1No. 2No. 3JumlahJlh.Score5104560Perhitungan Nilai =
Batas nilai lulus 7,00
BAB IV
P E N U T U P
Setelah mempelajari modul ini (Kompetensi mengelola administrasi dana kas kecil) Anda diharapkan mampu menguasai dan kompeten di bidang:
- Prosedur pengelolaan dana kas kecil
- Mengidentifikasi Dokumen
- Mencatat Dana Kas Kecil dengan metode Dana Tetap dan Metode dana tidak tetap.
- Menyusun Buku kas Kecil
- Menyusun Laporan Mutasi dana kas kecil
Untuk mengetahui kompeten/tidak kompeten, Anda disarankan untuk mengajukan uji kompetensi dan sertifikasi kepada fasilitator, sehingga Anda mempunyai kepastian untuk dapat atau tidak dapat melanjut ke modul berikut.
Untuk dapat melanjut ke modul berikut, Anda harus memiliki nilai minimal 7,00.
DAFTAR PUSTAKA
Sumardi, Drs. Dkk, Akuntansi Keuangan 1, 1999, Bandung, Titian Ilmu
Mulyadi, Sistem Akuntansi edisi 3, 2001, Salemba Jakarta
Depdikbud, Proyek Pengembangan Pendidikan Akuntansi, 1991, Jakarta
Suratmin, SPd. Modul 4 , Mengelola Administrasi Kas Bank, Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil, 2005, Media tama
GBPP, Buku II, Diknas – Dikmennjur, 2004, Jakarta
Pedoman Penulisan Modul, Diknas, Dikmenjur 2004, Jakarta
Hendi Somantri, Drs, Memahami Akuntansi, 2007, Bandung, Armico,
Tidak ada komentar:
Posting Komentar